Effektivitet i fickformat för Projectplace

Projectplace verktyg förenklar projektsamarbete, oavsett tid och plats. Nu har företaget ökat den egna effektiviteten med hjälp av iPhone 3GS. Och på köpet förvandlades medarbetarna till potentiella säljare.

Projectplace huvudkontor ligger på Klarabergsgatan i Stockholm – mitt i smeten, ett stenkast från centralstationen. Men egentligen är läget ointressant för det snabbväxande IT-företaget. Deras projektverktyg gör det enkelt att planera projekt, dela dokument och ha onlinemöten direkt på webben.

Och det var just viljan att förenkla vardagen som låg till grund när Christer Öberg, CIO på Projectplace, i somras presenterade ett förslag på det interna idéforumet.

– När jag beskrev vad jag såg som vinsterna med att gå över till iPhone som en gemensam telefonplattform möttes förslaget med ”all time high” när det gäller positiv respons från medarbetarna.

Sedan dess har entusiasmen varit stor över ledningens beslut att låta alla medarbetare få en iPhone 3GS som tjänstetelefon. Så här uttryckte till exempel en av Christer Öbergs medarbetare sina känslor när de nya telefonerna levererades i höstas: ”Jag sover med min. Telefonen är det sista jag ser innan jag somnar och det första jag ser när jag vaknar.”

Ett viktigt skäl till att välja just iPhone hängde samman med den gratisapplikation som Projectplace redan hade utvecklat för kunderna. En applikation som ligger helt i linje med deras grunderbjudande: Ett projektverktyg som förenklar och effektiviserar samarbete och kommunikation i projekt. När den lanserades i maj blev den snabbt den mest nedladdade affärsapplikationen i AppStore i Sverige och Norge.

Telenor vann tufft avtalsrace

- Att gå över till en och samma plattform kostar en slant, därför var det viktigt att hitta en paketlösning som gjorde det försvarbart att byta. Vi hade sedan tidigare Telenor som leverantör av telefon- och datatrafik, men såg till att även bjuda in deras konkurrenter till en offertdiskussion.

En av de stora drakarna åkte ut redan i första ronden, med motiveringen att de var för dyra och osmidiga. Sedan påbörjades ett race mellan Telenor och en annan leverantör.

– När Telenor tog upp kampen om avtalet var de mycket snabba med respons och information. Till exempel lyckades vår kontaktperson Klas Ivarsson få fram fem provtelefoner på två dagar istället för två veckor som konkurrenten lovade, det säger en hel del om hur de arbetar. De säger en sak och ser sedan till att genomföra det. Det är något som skapar förtroende.

Nu har medarbetarna på Projectplace haft de nya telefonerna i drygt fyra månader och det börjar bli dags att se hur visionen matchas med verkligheten. Möjligheten att få åtkomst till såväl Projectplace som andra system, till exempel Salesforce, har underlättat mycket för många, bland annat företagets säljare.

– Nu kan de gå in direkt efter ett kundmöte och uppdatera informationen. Det gör att vi får en bättre och adekvatare information om till exempel orderstock.

Telefonen är även ett bra sätt att hålla kontakten med kollegorna när inte alla sitter på sin kontorsplats. Användningen av sociala medier som Twitter, Facebook och den interna mikrobloggen Yammer har ökat, nu när vänner och kollegor alltid finns tillgängliga i fickan.

– Det gynnar oss som företag. Jag ser ofta hur våra medarbetare sprider positiva budskap i sitt privata nätverk om vår företagskultur, tjänst och sätt att arbeta. Det moderna, mobila kontoret har blivit verklighet.