Mobilt arbetssätt innebär många fördelar för SAP

Många resdagar i hela Europa ställer krav på en fungerade mobil lösning. SAP har satsat allt på Blackberry.

Jobbet som marknadschef på SAP innebär mängder av resor. Tobias Andersson, Marketing Manager Nordic and Baltics på SAP Svenska, har ansvar för åtta länder och har så många resdagar per år att han inte vågar sig på att räkna dem.

Om han är i Sverige pendlar han mellan hemmet i Uppsala och kontoret i Bromma. Men oftast styr han bilen mot Arlanda och nya affärsresor, främst inom Europa. Det är ett stressigt jobb som ställer krav på snabba beslut, uppdaterat underlag och konstant tillgänglighet.

Och nåbar är han numera alltid. Så fort han kliver ur flygplanet sätter han på sin Blackberry och får automatiskt all e-post som samtidigt skickats till hans Outlook på datorn. Han kan också öppna och gå igenom alla bilagor.

Slipper koppla upp sig

– Förr var jag mer benägen att alltid koppla upp mig. Det behöver jag inte göra längre. Jag kan svara på viktiga mejl direkt när jag kliver av flygplanet och jag behöver inte köra igång datorn när jag är hemma på kvällar och helger, säger Tobias Andersson.

SAP är ett världsomspännande företag som levererar IT-baserade affärssystem. När företaget började fundera på ett mobilt arbetssätt, fick det amerikanska dotterföretaget uppdraget att undersöka vad som skulle passa den egna verksamheten bäst.

– De testade olika lösningar och kom fram till att säkerhets- och kostnadsmässigt så är Blackberry det bästa för oss. Vi får helt enkelt inte använda något annat, säger Staffan Tibell, IT-chef på det svenska SAP-kontoret i Alvik, Stockholm.

Där arbetar 150 personer. 92 av dem, huvudsakligen säljare och konsulter, har sedan 18 månader varsin Blackberry. Staffan Tibell beskriver hur snabbt de vande sig vid det nya systemet och att de nu blir helt handlingsförlamade om deras Blackberry går sönder.

– Den har otroligt många fördelar och många har kommit till den nivån att de helt enkelt inte kan leva utan den, säger Staffan Tibell och förklarar att ledningsgruppen är beredd att betala för fördelarna med konceptet.

– För kostar gör det, men det beror på hur man räknar. Det går ju inte att jämföra med en enkel mobiltelefonilösning. Och om man tittar på kostnaderna för e-post-trafiken så blir det här billigare.

SAP har lagt in sin Blackberry-tjänst på ett vanligt telefonabonnemang.

– Push-mail-funktionen gör att jag får all e-post till Outlook i telefonen. Jag behöver inte hämta den. När jag ser att den röda lampan blinkar vet jag att det har kommit in något och kan snabbt kolla vad det gäller och om det kräver någon åtgärd. Jag behöver inte hålla reda på vilka meddelanden jag har läst eller vilka jag har svarat på. Det är helt synkroniserat och det underlättar mycket för mig, säger Tobias Andersson.

– Sedan är den enkel att jobba med och eftersom den är så tätt integrerad med Outlook fungerar kalendern väldigt bra. Så fort jag får en mötesförfrågan ser jag det i telefonen. Var jag än är ute i världen så synkar telefonen hela tiden med kalender och e-post.

Nåbar dygnet runt tack vare mobilt arbetssätt

Ett mobilt arbetssätt gör det lätt för oss att vara nåbara dygnet runt. Om man jobbar i internationella företag är tidszonerna inte längre något hinder för att kräva svar direkt. Tobias Andersson säger att det förväntas av honom som chef att alltid vara tillgänglig. Men det är inte alltid lätt att hantera.

– Det ger en större frihet, men det är inte enbart bra. Jag är väl inte världens bästa på att stänga av, men jag har valt att stänga av ljudsignalerna. Annars skulle det bli väldigt stressande när man, som jag, får meddelanden hela tiden. Och på semestern stänger jag av network services och använder den bara som mobil¬telefon med sms.

Blackberry-satsningen har påverkat SAP:s interninformation. Inom SAP sänds ofta interna e-postmeddelanden med en Blackberry-anpassad variant. De är designade för att läsas i små, mobila enheter och informationen kompletteras med länkar för mer information. En annan funktion gör användaren kan se pdf-filer i sin helhet, men också förstora upp texten i bilagan så att den går att läsa.

– Det är tillräckligt bra för att snabbt öppna ett dokument och få en idé om vad det handlar om eller kolla specifika fakta, vilket underlättar när man reser.

Nu utvecklar SAP program för att man ska kunna använda system- och kundhanteringslösningar på Blackberry och redan idag kan man använda SAP CRM i den mobila enheten.

– Vi arbetar tillsammans med RIM, Research In Motion som företaget som gör Blackberry heter, för att riva murarna mellan enterprise-applikationer och mobil uppkoppling. Vi ser en framtid när vi klarar oss utan laptop på möten och bara använder Blackberry för att komma åt information. Kanske inte riktigt allt som du har på din dator, men det som behövs, säger Tobias Andersson.