Tack vare Telenor fick Arla Foods mobila mejerier

Då. Han är på väg mellan två möten när det plötsligt slår honom att han både glömt säga till växeltelefonisten att han inte kommer in förrän vid tre och att han inte lyssnat av sin fasta telefonsvarare. Samtidigt påminner han sig själv om att han åter måste försöka få tag på sin kollega. Men är hon på kontoret eller var det idag hon skulle till Götene? Samtidigt som han kastar sig in på mötet, tio minuter försenad, känner han hur svetten rinner ner längs ryggen.

Nu. Efter första mötet tar han en kopp kaffe och som han kollar av sin telefonsvarare via SMS. Redan i tisdags skrev han in dagens möten i sin mobila kalender och därmed vet växeltelefonisten var han är. Sedan ringer han den röststyrda telefonisten och lämnar ett meddelande till kollegan samtidigt som han får veta att hon är på kontoret idag. Sekunden senare ringer telefonen och det är dags att börja dagens andra möte.

År 2000 gick svenska Arla och danska MD Foods samman och bildade Arla Foods, ett av världens största mejeriföretag. Efter några år gjordes en översyn och därefter en upphandling för att nå en gemensam infrastruktur för telefoni i Sverige och Danmark. Hösten 2008 nådde de äntligen målet – en helt mobil lösning.

För ett företag i Arla Foods storlek är det ett stort förändringsarbete men drivkraften har varit stark, berättar Mogens Linderud som är IT-ansvarig på företaget.

– Det ger god ekonomi när man kommer med den här typen av förslag är det ingen som säger nej. Om vi ser på Danmark har det gamla telefonmonopolet tvingats säga upp tusentals anställda på grund av att fasta avtal sagts upp och utvecklingen ser ut att bli densamma i Sverige. Priserna på mobil telefoni är pass konkurrenskraftiga att det blir billigare.

Mobil lösning gör fast telefoni överflödig

I Sverige hade Arla Foods tidigare en växel på kontoret i Stockholm och utöver det varsin växel på de geografiskt spridda produktionsanläggningarna i södra och mellersta Sverige. Medarbetarna hade både fast och mobil telefoni vilket för många innebar två telefoner och två olika röstbrevlådor. Sammantaget blev det kostsamt och orsakade en rad effektivitetsproblem. Lösningen var att göra sig av med den fasta telefonin, att det dessutom var fördelaktigt rent ekonomiskt gav snabba beslut.

I Telenors lösning ingick installationen av kvalitetszoner på samtliga kontor och anläggningar. Genom att stärka upp med sändare och antenn inomhus förbättrades täckning och kapacitet i mobilnätet. Att helt gå över till mobil kommunikation innebär ett högre nyttjande av mobilnätet. Om man ska ersätta den fasta telefonin och alltid kunna garantera ett samtal är det viktigt att det finns kapacitet. Allt för att klara de krav som kunden ställer på Telenor.

– Vi har täckning och kapacitet från källare upp till vind. Det är en mycket bra funktion som har gett oss en bekymmersfri tillvaro, säger Mogens Linderud.

Tillsammans med Arla Foods har Telenor designat en accesslösning för att eventuella problem som uppstår ska påverka telefonin minimalt. Om förbindelserna till Arlas växel får problem kan de anställda alltid ringa med reducerad kapacitet. Dessutom har Telenor två nät som täcker upp varandra, 2G och 3G. Ytterligare en säkerhetsfunktion är att om det skulle hända något med Arla Foods växel kan de mobila anknytningarna bli en vanlig mobiltelefon i mobilnätet.

Ekonomiska besparingar

Förändringsarbetet har inneburit att de lokala växlarna plockats bort och istället dirigeras nu all trafik genom Arla Foods växel i Stockholm. Genom att ta ner all trafik från Telenors nät till sin egen växel kan företaget styra utifrån det som ger bäst ekonomi. Alla interna samtal inom Sverige är avgiftsfria och samtal till medarbetare på Arla Foods i Danmark går via det egna nätet vilket innebär noll kronor i trafikkostnad. För att spara pengar vid samtal utomlands styrs dessa om till det fasta nätet.

Övergången till helt mobil telefoni har medfört att Arla Foods idag har närmare 1 500 medarbetare som använder ett mobilt kontor där det flexibla telefonistödet är den största vinsten. De anställda administrerar sin röstbrevlåda via ett webb-baserat gränssnitt och kan lyssna av sina meddelanden både via telefon och via uppspelning i datorn. Det mobila kontoret innefattar även de anställdas kalendrar så att växeltelefonisten alltid har tillgång till allas aktuella uppgifter.

Arla Foods mobila lösning har inte bara effektiviserat arbetet och ökat rörligheten för personalen. Den har även medfört en rad besparingar på andra plan.

– Vi har kunnat sänka kostnaderna med många miljoner kronor, men då handlar det inte bara om trafikkostnader utan om den sammanlagda förändringen. Tidigare hade vi två växeltelefonister som enbart var upptagna med att besvara interna samtal med frågor om andra kollegors telefonnummer. Idag gör medarbetaren det själv genom att använda den automatiska telefonisten. Däremot är det viktigt för oss att alla externa kontakter fortfarande möts av en mänsklig växeltelefonist, säger Mogens Linderud.