Ikea Danmark ringer smartare nu

Ikea Danmark ville ha en enhetlig, flexibel och effektiv telefonilösning. Telenorägda Sonofon skapade ett mobilt system som uppfyllde kraven - och sänkte kostnaderna radikalt.

På Ikea Taastrup, en bit utanför Köpenhamn, syns inte en sladd så långt ögat når. Lars Jörgensen, IT-manager på Ikea Danmark, visar oss runt i varuhuset. Kunder strosar sakta fram och diskuterar badrumsmattor och soffor. I bakgrunden strömmar avkopplande musik ur högtalarna. Den som tänker efter märker att något är annorlunda mot hur det är i Sverige. Musiken avbryts aldrig av de där högtalarutropen, som efterlyser en säljare till köksavdelningen eller ytterligare en kassörska.

På Ikea använder sig personalen istället av mobiltelefoner och ringer direkt till den de vill ha tag i.

- Idag är 90 till 95 procent av alla fasta telefoner ersatta med mobiler. När du går runt i varuhuset är du alltid nåbar, säger Lars Jörgensen.

Det låter som en självklar lösning, men var det inte för bara några år sedan. Då, 2003, fanns tre olika typer av telefoner på Ikea Danmark. För att förenkla administrationen och sänka kostnaderna började Ikea leta efter ett företag som kunde erbjuda en skräddarsydd lösning. I Sonofon hittade Ikea en partner som kunde möta deras högt ställda krav.

- De har varit bra på att anpassa sig till oss, säger Lars Jörgensen.

Det som Ikea tjänar mest på med det nya systemet är flexibiliteten.

- Personalen kan röra sig mellan de olika varuhusen och fortfarande sköta sina arbetsuppgifter, säger Lars Laumann, chefskonsult på Sonofon, som har jobbat med att ta fram den mobila lösningen för Ikea Danmark.

Ökad servicenivå tack vare telefonilösningen

Jeanette Rojas är upptagen med sysslor vid avdelningen för husgeråd. I sitt arbete som säljchef har hon alla de fyra danska Ikea-varuhusen som sin arbetsplats. Hon är ständigt på språng och måste alltid vara tillgänglig för säljarna. Vart hon än beger sig finns telefonen därför alltid i fickan.

- Den största fördelen är att jag kan bli nådd även från utsidan när jag är inne i varuhuset, säger Jeanette Rojas.

Tidigare, när hon ville ringa ut och inte var på sin arbetsplats, var hon tvungen att leta rätt på någon som hade en fast telefon eller mobil. Nu när hon finns ett telefonsamtal bort, kan säljarna ge kunderna snabbare och effektivare service.

- Säljarna har fått väldigt bra kontakt med varandra och till skillnad från tidigare kan vi hålla koll på hur stor försäljningen är på en viss vara, säger Jeanette Rojas.

Lars Jörgensen fyller i:

- Vi behöver inte springa bort till ett skrivbord längre. Och så kan du räcka över telefonen till en annan person, rent fysiskt, var du än befinner dig.

- Servicenivån man får med den här telefonen är en stor fördel, säger Jeanette Rojas och tittar på sin mobil.

Lösningen som Sonofon tagit fram är inte unik för Ikea utan går att implementera även inom andra företag. Däremot särskiljer sig Ikea på marknaden genom att helt och hållet vara mobilt.

- Jag tror att de flesta inom detaljhandel har en kombination av fasta telefoner, mobiler och ip-telefoni. Mobiltelefoni är för oss den mest mångsidiga och kostnadseffektiva lösningen just nu, säger Lars Jörgensen.

Större kostnadskontroll och individuell anpassning

Fördelarna med det mobila systemet handlar om långt mer än tillgänglighet. Ett fördelaktigt avtal med Sonofon gör att Ikea alltid betalar lokal samtalstaxa, även om personalen befinner sig i exempelvis Sverige på affärsresa. Genom bättre kontroll på samtalsstatistiken kan Ikea planera bemanningen bättre.

Att IT-avdelningen har kontroll över och kan åtgärda många av de problem som uppstår, är också kostnadsbesparande.

- Förut fick vi ringa operatören och be om hjälp. Den tiden tog de förstås betalt för, säger Lars Jörgensen.
Att kunna lösa problemet själv gör också IT-avdelningen mer fri.

- Det betyder att vi kan gå in och jobba med systemet klockan nio på kvällen om vi vill. Tidigare var vi tvungna att vänta till nästa dag då operatören fanns på plats.

Framme vid kassorna. Trots att det ännu bara är tidig förmiddag ringlar köerna långa. Även kassapersonalen är utrustad med mobiltelefoner, men räckvidden är begränsad.

- Om det inte finns någon anledning för en kassaanställd att ringa utrikes, varför ska hon då kunna göra det, säger Lars Jörgensen.

Den som till exempel reser mycket i jobbet eller rör sig mellan de olika varuhusen, har naturligtvis en telefon med större privilegier. Varje telefon är förprogrammerad så att den passar för användarens arbetsuppgifter.

- Flexibiliteten är viktig, för Ikea-människan är alltid på språng, säger Lars Jörgensen.