Varbergs digitala nytänkande ledde till
unik växellösning

När pandemin bröt ut hade Varbergs kommun redan en molnbaserad växel – vilket ökade medarbetarnas möjligheter till distansjobb. Det sporrade kommunen att ta nästa steg. Tillsammans med Telenor såg man till att bli Sveriges första kommun med Microsoft Teams växel.

Varbergs kommun har fyra ledord: Framåtanda, mod, kunskap och nytänkande.

På deras IT-avdelning tar det sig uttryck i att man redan 2016 gick från en traditionell telefonväxel till en Skype-lösning. Man var också tidig med att implementera Teams som verktyg i verksamheten.

Därför var kommunen väl förberedd när distansarbete blev den nya verkligheten för svenska arbetsplatser under våren 2020.

– Vi hade redan alla tekniska lösningar på plats. Nu blev våra tjänstemän ännu mer intresserade av att ta till sig tekniken när de tydligare såg behovet. Utvecklingsmässigt tog vi steg som annars skulle ha tagit 5–10 år, tiden var helt enkelt mogen, säger Håkan Axelsson, IT-chef i Varbergs kommun.

Han beskriver att den goda responsen från medarbetarna, som gick från att ha fysiska möten till Teams-möten över en natt, gjorde att man sporrades att ta nästa steg. Efter en sonderingsfas föll valet på Telenors Teams-växellösning. Att de flesta tjänstemän redan använde sig av Teams förenklade telefonintegrationen.

– Vi stod inför ett läge där vi behövde avveckla våra befintliga servrar och ville ha en lösning där vi kan samla allt i molnet. Att det här i slutändan sparade kommunen mycket pengar var en trevlig bonus, men huvudanledningen till skiftet var att allt blir mycket mer effektivt när vi kan jobba mot ett enda system.

Från att Varbergs kommun bestämt sig för att gå över till Teams-växel till att allt var på plats tog det ungefär ett år. För en kommun krävs det att man göra extra rigida riskbedömningar och väger in vissa juridiska aspekter vid införande av nya system. Under tiden hann man även anställa en person som dedikerat jobbar med IT-utbildning – något Håkan Axelsson menar varit en nyckel.

En läxa från tidigare teknikskiften var att medarbetarna har svårare att ta till sig nya system om det inte finns ordentlig utbildning på plats.

– Nu har vi en person som kan berätta exakt hur man jobbar mest effektivt med Teams och tjänstens växel. Våra medarbetare kan också boka privat rådgivning vilket har varit mycket uppskattat. För många blir det betydligt mer begripligt om du får prata med en riktig person än att försöka sätta dig in i textmanualer som skickas ut från oss på IT-avdelningen.

Hur märker kommuninvånarna av skiftet?
– Ringer du till oss låter det likadant som förut. Den stora skillnaden märker vi internt. Vårt mål var att förenkla, skapa en säker IT-miljö och jobba med den senaste mjukvaran. Genom att hela tiden jobba med den senaste tekniken ökar vi också våra möjligheter att locka till oss talanger som vill ligga i framkant och gärna arbetar med den senaste tekniken.

Om du blickar framåt, vilka funktioner kan ni implementera längre fram?
– Vi har tekniken på plats för att kunna erbjuda videomöten med våra kommuninvånare. Till exempel skulle du kunna få kontakt med en bygglovshandläggare för att diskutera ett specifikt ärende på distans. Det skulle spara tid för alla inblandade, och spinner vidare på ett nytt arbetssätt där nya verktyg ger oss möjligheter att jobba mer effektivt.

Vilka lärdomar vill du dela med andra kommuner som vill ta samma steg som ni ha gjort?
– Våga ta steget, det är en fantastisk bra lösning. Jag blir kontaktad av en kommun som vill höra mer om vår Teams-resa nästan en gång per vecka, vilket är roligt och vittnar om ett enormt sug. Ett tips är också att ta höjd för den juridiska bedömning som varje enskild kommun måste göra. Vi har bara flyttat ut telefondelen i molnet, vilket vi bedömde var möjligt eftersom vi redan har mejlen där. När allt sedan är på plats är det bara att köra.