Kundcase Effektivt arbetssätt

Kundcase: Mecas digitaliseringsresa, del 1

Med nästan 60 expresslager och ett 400-tal verkstäder runtom i landet arbetar cirka 1400 personer för varumärket Meca. Navet är huvudkontoret i Malmö. Självfallet krävs en hel del internkommunikation. Fram till idag har denna skett genom ett intranät, per mejl och med hjälp av olika trycksaker. Däribland den interna tidningen Meca-Magasinet.

För ett år sedan startade ledningsgruppen ett strategiarbete där begreppet ”One Meca” myntades. Kort sagt handlar det om att förvalta och sprida den kunskap som finns internt samtidigt som slutkunderna ska vara lojala och supernöjda med sina Meca-verkstäder.

En smart plattform för alla
När VD Carl-Johan Åström och HR-chef Anna Björk fick reda på att Telenor testkört Workplace på sina 35 000 medarbetare tänkte de att ”det här är kanske något för oss”. I den digitala plattformen såg de möjligheten till en sammanhållen internkommunikation – på alla nivåer. Dels mellan företagets olika avdelningar som försäljning, support och kedjedrift. Dels med medarbetare som också jobbar för moderkoncernen Mekonomen Group. Men framför allt med alla som arbetar närmast kunderna på en Meca-verkstad.

Workplace är utvecklat av Facebook. En av fördelarna är att de flesta känner igen gränssnittet och direkt förstår hur det fungerar. Anna Björk kontaktade Pontus Filippini på Telenor för att ställa några frågor och efter några samtal och möten genomförde de nyligen en tvådagars workshop.

Workshop med fokus på verkligheten

Målet är att lägga grunden för en strategiskt planerad intern kommunikation som täcker företagets alla behov och öppnar dörrarna för interndialog och engagemang. För att göra workshopen så givande och verklighetsnära som möjligt har Anna bjudit in medarbetare från olika delar av företaget.


anna_bjork_meca_750x220.jpg


– Jag har jobbat länge på Meca och vi har aldrig tidigare fokuserat på internkommunikation som vi gjort under workshopens två dagar. Därför är det här jättespännande, säger Anna Björk.

– Inför workshopen har jag sammanställt vad som är viktigt att ha på plats innan man lanserar en ny kommunikationsplattform. Det vi gjort är att ta fram ett ramverk, berättar workshopledaren Emma Egnell från Brand New Communication.

Ett viktigt steg i taget

Inledningsvis kommer mycket att handla om en kartläggning. Vilka behov har vi? Vilka kanaler använder vi idag? Vad ska vi behålla?

– Det är otroligt viktigt att göra rätt från början. Det vill säga att först göra en strategisk plan och sedan utgå därifrån. När vi vet vad vi vill kan vi utse talespersoner och paketera syfte och mål med internkommunikationen, säger Carl-Johan Åström.

Utmaning

- Möjliggöra effektiv internkommunikation med 1400 kollegor utspridda runt om i landet
- En stor del av medarbetarna står på verkstadsgolvet och många av dem saknar jobbmejl
- Att förvalta och sprida kunskap inom företaget

Lösning

- En workshop som kartlägger vilka interna kommunikationskanaler som används och vilka behov som finns
- Byggandet av ett ramverk för framtida kommunikation
- Det sociala intranätet Workplace


Effekt

- Kartläggningen av företagets internkommunikation är klar
- Ramverket för vad Workplace ska fyllas med är på plats
- Ledningsgruppen jobbar vidare med lanseringsdatum i sikte


Om Meca

För bilägaren är Meca mest känt som en verkstad. Men Mecas verksamhet bygger på effektiv distribution av reservdelar och verktyg från strategiskt placerade expresslager till bilverkstäder, landet runt. Meca ingår i Mekonomen Group.


Kort om Workplace

Workplace är ett socialt intranät för organisationer och företag. Plattformen, som är utvecklad av Facebook med Telenor som enda svensk distributör, gör att medarbetare smidigt kan informeras och interagera med sina kollegor. Dels genom ett företagsanpassat nyhetsflöde, dels genom att varje medarbetare kan skapa och delta i grupper, evenemang, chatt, video- och röstsamtal.

Vill du veta mer?

Kontakta en företagsrådgivare så hjälper vi dig.