Kundcase: Mecas digitaliseringsresa, del 2
HR-chefen Anna Björk och VD Carl-Johan Åström ägnade först två workshop-dagar med att kartlägga företagets interna kommunikationsbehov. Vilka kanaler används? Vilka är målgrupperna? Vilka är utmaningarna? Ett år senare lanserar de Workplace – företagets nya plattform för internkommunikation.
–Tidigare har vi inte satt en tydlig strategi för hur internkommunikationen ska se ut. Under workshopen fann vi att vi har många kanaler, men samtidigt svårt att säkerställa att vi når fram till alla, berättar Anna Björk. 
Meca, vars kärnverksamhet består av att distribuera reservdelar till bilverkstäder, har cirka 1400 medarbetare. Under workshopen definierades kommunikationens målgrupper. Det vill säga yrkeskategorier och befattningar. Den största gruppen är de cirka 900 mekaniker som står på golvet i någon av landets Meca-verkstäder. Därtill kommer de som jobbar på Mecas 56 expresslager samt medarbetare på huvudkontoren i Malmö och Stockholm.
– Vi vill kunna föra dialog med alla våra medarbetare, oavsett om de sitter vid en dator hela dagarna eller står ute på verkstadsgolvet, säger Anna Björk.
– På Meca har vi en unik kunskapsbas. Om vi får igång ett sätt att lära av varandra kommer vi bli ännu starkare. På riktigt. För vi har medarbetare som jobbat hos oss i mer än 15 år. Att enkelt kunna dela med sig av sin yrkeskunskap är en jättekraft, säger Carl-Johan Åström.
Användarvänligt från start
När Pontus Filippini från Telenor skrev om Workplace på Linkedin kontaktade Anna honom. Pontus berättade om Telenors interna process och hur det sociala intranätet Workplace snabbt blivit en del av Telenors företagskultur.
– Den största anledningen att vi väljer Workplace är att vi vet att gränssnittet, tack vare Facebook, är välkänt för 80 procent av våra medarbetare. Unga som gamla, män som kvinnor, säger Carl-Johan Åström.
Under workshopen lades ett ramverk för vad kommunikationen ska innehålla. Tanken är att man med en operativ kommunikationsplanering framöver ska arbeta med ett genomgripande tema per kvartal. Under det första kvartalet kommer temat vara ”medarbetarengagemang”.
– Vi har lagt ner mycket jobb på det här. Bland annat genom att skapa ett redaktionsråd som för närvarande består av tio personer. Tanken är att vi, geografiskt sett, ska vara breda med ett antal ambassadörer som säkerställer att vår information ligger på rätt plats, berättar Anna Björk.
Därför är internkommunikation så viktigt
Ledningsgruppen genomförde nyligen en kick-off för den nya kommunikationsplattformen. Under denna fick samtliga medarbetare en Meca-mejladress och uppmaningen att ladda ner appversionen av Workplace till sin mobil. Därefter fick de logga in och registrera sig.
– Det finns ett tydligt samband mellan engagerade medarbetare och lönsamhet. Många gånger jobbar man med extern kommunikation men det måste också landa internt. Därför är det otroligt viktigt att inte tappa bort den interna kommunikationen, menar Anna Björk.
Publicerat: 2019-10-23
Foto: Johan Hampf
Utmaning
- Möjliggöra effektiv internkommunikation med 1400 kollegor utspridda runt om i landet
- En stor del av medarbetarna står på verkstadsgolvet och många av dem saknar jobbmejl
- Att förvalta och sprida kunskap inom företaget
Lösning
- En workshop som kartlagt vilka interna kommunikationskanaler som används och vilka behov som finns
- Byggandet av ett ramverk för internkommunikation
- Lansering av det sociala intranätet Workplace
Effekt
- Lanseringen är gjord och efter tre veckor har 80 % av alla medarbetare loggat in och kommit igång.
- Många är positiva då det nu finns en lättanvänd kanal där alla, oavsett var man har sin verkstad eller arbetsplats, kan dela eller vidareförmedla aktuell och viktig företagsinformation.
Om Meca
För bilägaren är Meca mest känt som en verkstad. Men Mecas verksamhet bygger på effektiv distribution av reservdelar och verktyg från strategiskt placerade expresslager till bilverkstäder, landet runt. Meca ingår i Mekonomen Group.
Kort om Workplace
Workplace är ett socialt intranät för organisationer och företag. Plattformen, som är utvecklad av Facebook med Telenor som enda svensk distributör, gör att medarbetare smidigt kan informeras och interagera med sina kollegor. Dels genom ett företagsanpassat nyhetsflöde, dels genom att varje medarbetare kan skapa och delta i grupper, evenemang, chatt, video- och röstsamtal.
Vi vägleder dig och ditt företag
Våra personliga företagsrådgivare hjälper dig och ditt företag att ta fram skräddarsydda lösningar som möter era unika affärsbehov. Fyll i dina kontaktuppgifter så hör vi av oss till dig inom kort.