Så håller du ihop teamet – oavsett plats

Som ledare för Business Management på Telenor Företag har Caroline Zetterling många ansvarsområden. Kalendern fylls snabbt, men för Caroline och hennes team sker långt ifrån alla möten i konferensrummet på huvudkontoret.

Måndag har du tre möten. Tisdag ska du även försöka hinna med ett träningspass, onsdag håller du en större presentation och torsdag åker du till distriktskontoret. Caroline Zetterling menar att med rätt arbetsverktyg kan man anpassa sig efter varje persons förutsättningar just den dagen.

– De verktyg jag använder oftast är chatt och tillgänglighetsfunktionen. För mig är det oerhört viktigt att se om mina kollegor är tillgängliga, berättar Caroline Zetterling.

För Caroline och hennes team är det självklart att samarbeta och delta i möten även när de sitter i en annan stad eller jobbar out-of-office. Flertalet av huvudkontorets mötesrum är utrustade med kameraförsedda skärmar vilket gör att de alltid kan vara delaktiga i rummet, fysiskt eller via sina mobiler och datorer.

– Basen är att tekniken måste fungera. Sedan måste företaget och varje team ha egna digitala regler och förväntningar. Vi har exempelvis bestämt att vi ska vara tydliga med när vi sitter på kontoret eller på någon annan plats. För även om det inte förändrar vår leverans skapar det förståelse för samhörigheten, säger Caroline Zetterling.

Viktigt att vara digitalt social
Regelbundna möten med ögonkontakt är viktigt, även när man sitter i olika fysiska rum. Caroline Zetterling talar om att äga en ”digital social förmåga”. Konkret kan det betyda allt från att ta ett videosamtal mellan fyra ögon till att stänga av kameran och ”bara” lyssna under ett stormöte. Andra gånger kan chatten eller ett mejl vara den bästa kommunikationskanalen.

Enligt Caroline är det viktigt att definiera vilka funktioner man behöver, både när man samarbetar internt, med kunder och med externa konsulter. Därefter kan man fastställa riktlinjer, exempelvis gällandes vilka tjänster som används för videomöten, markera närvaro och dokumentdelning. Lika viktigt är att regelbundet utvärdera vad som fungerar och vad som kan göras bättre.

– Som jag ser det är det inte alltid viktigt med de senaste verktygen utan att man har en gemensam riktlinje för vilka verktyg som ska användas till vad. Märker man att verktygen inte används behöver man ta reda på varför. Det kan vara brist på information, okunskap om verktyget eller något annat, menar Caroline Zetterling.

Vill du veta mer?
Kontakta en företagsrådgivare så hjälper vid dig att hitta den bästa lösningen som du och ditt företag behöver. Helt anpassad efter era behov.

Till kontaktformulär

  

Telenor One X växel

Telenor One X växel ger dig och dina kollegor full rörelsefrihet. Ta med dig växeln var du än är. Nya funktioner för effektivare samarbete.