Effektivt arbetssätt Digitala arbetsplatsen Kundcase

Kundcase: Teknik för snabbare gensvar

Förr var Apelgårdens ansvariga svåra att nå per telefon. Det ledde både till irritation och att verksamheten blev lidande. Med hjälp av kommunikationsverktyget Telenor One X kopplas nu samtalen rätt medan verksamheten rullar som den ska.

Då Apelgårdens klienter är människor i behov av behandlingsstöd krävs snabb kommunikation. Inte minst mellan medarbetare, ansvariga och socialtjänsten. Apelgården har ramavtal med kommuner i hela landet och deras ärenden kan vara akuta.

Företaget består av fem fastigheter i trakterna kring Karlskrona och Ronneby. Här bor just nu cirka 50 personer. För att säkra deras välmående finns lika många anställda. När IT-samordnaren Jan Lindvall kom till Apelgården började han med att se över telefonin.

– Här fanns en tredjepartsväxel som inte fungerade och en hel del lösryckta abonnemang som ingen hade koll på. Det var också svårt att tag på folk, berättar Jan Lindvall.


jan_lindvall_apelgården_495x260.jpg


Ett nummer räcker

För att se över helheten ringde Jan sin kontaktperson på Telenor och ett ramavtal slöts. Genom det fick Apelgården all telefoni på samma faktura, bra översikt genom en självadministrationsportal och möjligheten att använda växel- och samarbetsverktyget Telenor One X.

Med tjänsten Gruppnummer är det enkelt att ange vem eller vilka som ska svara. Fördelen är att medarbetare och externa kontakter bara behöver ett nummer för att komma till ansvarig chef.

– För oss är verksamhetscheferna centrala. Enligt kraven från IVO (Inspektionen för vård och omsorg) är det de som kan skriva in en ny boende. Vi har tre chefer och under helgerna står alltid en av dem i beredskap, berättar Jan Lindvall.

En annan fördel med Telenor One X är möjligheten att addera funktioner som chatt, videosamtal och skärmdelning.

– Är det någonting som behöver diskuteras är det lätt att dra igång en chatt. Sedan kan du gå vidare till ett samtal, i datorn eller mobilen. Och sedan vidare till skärmdelning eller videosamtal. Förr var allt på olika platser, nu är det samlat, säger Jan Lindvall.

Teknik för växande verksamheter

Idag ringer socialsekreterare som önskar besöka personen de har placerat på Apelgården. Med möjligheten till videomöten blir det nu lättare att mötas "ansikte mot ansikte" utan att behöva göra långa resor.

– På senare år har vår verksamhet vuxit och vi har fått fler boenden. Då är det en förutsättning att kunna knyta ihop verksamheten: att enkelt kunna mötas, dela skärm, rutiner och policys, menar Jan Lindvall.


Foto: Facksnack.se

Utmaning

  • Ingen hade koll på mobiltelefoner och abonnemang
  • Svårt för kunder och medarbetare att nå ansvariga chefer
  • Dålig överblick av ekonomi och tidskrävande administration

Lösning

  • Med ett ramavtal fick Apelgården alla kostnader på en faktura.
  • Med Gruppnummer behövs bara ett nummer för att nå ansvarig chef
  • Med Samarbetspaketet integreras chatt, videosamtal och skärmdelning på samma plats

Effekt

  • Bättre överblick av kostnader och minskad administration
  • Enklare för kunder och medarbetare att nå ansvarig chef
  • Fler nöjda kunder och en förbättrad verksamhet

Vill du veta mer?
Kontakta en företagsrådgivare så hjälper vid dig att hitta den bästa lösningen som du och ditt företag behöver. Helt anpassad efter era behov.

Till kontaktformulär