Workfulness kom igång-guide

Den här guiden, som är framtagen i samarbete med hjärnforskaren Katarina Gospic, vänder sig till dig som är chef, beslutsfattare eller projektledare. Den hjälper dig och dina kollegor att komma igång med Workfulness.

Steg 1. Kunskap

En förutsättning för att kunna implementera Workfulness är att förstå varför det behövs, och varför vi beter oss som vi gör. Därför är kunskap om hjärnan det första steget i Workfulness-programmet. Titta på filmen så förstår du mer om varför vi har svårt att hantera tekniken i lagom doser.

Steg 2. Nuläge

Samla din ledningsgrupp eller de personer som ska vara ambassadörer för Workfulness på din arbetsplats. Utan förankring hos ledningen blir det svårt att få igenom en beteendeförändring hos medarbetarna. Berätta om initiativet för dina kollegor, visa gärna filmen ovan om Workfulness. Det är viktigt att reflektera och diskutera hur ni använder tekniken på arbetsplatsen. Gå igenom frågorna nedan för att ha ett bra underlag kring vilken policy ni ska ha.

Nulägesanalys - här är frågorna att diskutera

  • Frågor om möten
    • Har ni regler/policies för mobil- och teknikanvändning i möten?

    • Använder ni mobiler och annan uppkopplad teknik i möten?

    • Hur tror ni att det påverkar era möten?

  • Frågor om tillgänglighet
    • Har ni regler/policies för medarbetarnas tillgänglighet via telefon, mail, sms, Skype/Lync etc. på arbetstid/utanför arbetstid?

    • Vilka förväntningar har ni på varandra i organisationen när det gäller tillgänglighet, t ex hur snabbt ni svarar på mail?

    • Skulle ni kunna tänka er att införa regler för medarbetarnas tillgänglighet via telefon, mail, sms, Skype/Lync etc? På vilket sätt? Hur tror ni att det skulle påverka er verksamhet?

  • Frågor om arbetsmiljö
    • Har ni regler/policies för telefonsamtal, ljudsignaler och andra teknikrelaterade ljud i gemensamma arbetsutrymmen?

    • Hur tror ni att telefonsamtal, ljudsignaler och andra teknikrelaterade ljud i gemensamma utrymmen påverkar er arbetsförmåga?

Steg 3. Åtgärder

Nu är det dags att skapa förutsättningarna för att du och dina kollegor ska kunna jobba smartare. Se till att använda använda tekniken på rätt sätt och på så sätt få en sund och effektiv arbetsmiljö. Bara gå igenom checklistan och ni är på god väg.

Checklista: Så minskar ni distraktionerna på kontoret

  • Checklista åtgärder
    • Stäng av pushnotiser i mobil och dator

    • Inför mobilfria möten

    • Inför ljudlöst som standard

    • Undvik mobilsamtal i öppna kontorslandskap

    • Definiera tydliga tidsramar och förväntningar på arbetsplatsen för kommunikation som sker via mail, sms och mobiltelefon.

    • Definiera förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid

    • Inför fokustimmar. Det kan till exempel innebära att ni stänger av mobiler och mail 1 timme på förmiddagen och 1 timme på eftermiddagen.

    • Använd tekniska lösningar, som mobil växel, för att hjälpa medarbetarna att reglera sin tillgänglighet.

Steg 4. ”Vårt Workfulness”

Nu har det blivit dags för er att välja ut de delar i Workfulness-programmet som ni tror skulle passa er organisation. En del av punkterna/reglerna är lättare att införa och följa än andra. Generellt gäller sambandet att ju mer krävande beteendeförändring, desto större utdelning. Ett tips är att börja försiktigt, så att det blir enkelt för medarbetarna att komma igång. Tröskeln måste vara låg. Bygg på med mer utmanande åtgärder efter hand.

Nedan följer åtgärder indelade efter olika svårighetsgrad. Nivå 1 är enklast, nivå 2 är lite mer utmanande och nivå 3 är tuffast, både att införa och att hålla fast vid. Välj de åtgärder som ni vill implementera i ert företag.

Nivåer för Workfulness

  • Nivå 1. Tekniska inställningar
    • Stäng av pushnotiser i mobiltelefon och dator.

    • Inför ljudlöst som standard i gemensamma arbetsutrymmen.

    • Börja använda tekniska lösningar som hjälper medarbetarna att reglera sin tillgänglighet.

  • Nivå 2. Insikt och diskussion
    • Definiera tidsramar och förväntningar på tillgänglighet under arbetstid.

    • Definiera tidsramar och förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

  • Nivå 3. Beteendeförändring
    • Inför mobilfria möten

    • Inför fokustimmar

    • Gå undan i samband med telefonsamtal

Steg 5. Implementering

En implementering av Workfulness börjar med information till medarbetarna och avslutas med en testperiod av era utvalda punkter. När ni har valt era punkter är det dags att förankra dem hos medarbetarna.

Steg för steg - så introducerar du Workfulness på arbetsplatsen

  • Gör så här
    1. Samla till möte och berätta om initiativet. Ta hjälp av filmen Om Workfulness under "Steg 1". Kunskap om hjärnan och hur den fungerar i förhållande till teknik och ständig uppkoppling är en viktig förutsättning för att människor ska vara öppna för att förändra vanor och beteendemönster. 

    2. Berätta om Workfulness-programmet, vilka åtgärder ni vill implementera och hur testperioden kommer att gå till.

    3. Låt alla medarbetare fylla i den här före-mätningen – ett verktyg som hjälper er att identifiera och mäta nuläget.

    4. Gör eventuella inställningar för att reglera ljudsignaler etc. Låt alla medarbetare göra detta samtidigt i samband med mötet.

Steg 6. Testperiod

Nu är det dags att testa ert Workfulness! Tänk på att börja försiktigt så att det blir enkelt för medarbetarna att komma igång. Bygg på med mer utmanade åtgärder efter hand.


Motivera medarbetarna genom att prata om vinsterna, både på individnivå och för organisationen i stort:

  • skapar förutsättningar att jobba mer effektivt, prestera bättre och blir mer kreativ.

  • hjälper dig att fokusera och hinna med dina arbetsuppgifter, vilket minskar risken för stress.

  • bidrar till att stärka de sociala relationerna på arbetsplatsen.

 

Tänk på det här

  • Checklista: Kom ihåg
    • Studier visar att det vanligtvis krävs tre veckor för att lyckas bryta gamla vanor och åstadkomma en förändring. Låt "Vårt Workfulness" pågå i minst tre veckor.

    • Ställ in er på att det kommer bli tufft och utmanande, speciellt under den första veckan. När ni har tagit er igenom den blir det betydligt lättare.

    • Se till att Workfulness-testet sker på samma villkor för alla, utan specialregler och undantag för vissa medarbetare.

    • Lägg inte skulden på dig själv eller andra som misslyckas. Försök istället att analysera varför det gick snett och ha en strategi för hur du/ni ska lyckas bättre nästa gång.

    Tips för inspiration

    Inför gärna ett roligt tävlingsmoment runt någon av reglerna för att öka motivationen bland medarbetarna. För inspiration, se hur Crossnet gjorde när de testade Workfulness.

     

     

Steg 7. Utvärdering

Låt alla medarbetare fylla i den här efter-mätningen. Utvärdera sedan resultaten från både före- och eftermätningarna samt feedback från medarbetarna.

Uppdatera "Vårt Workfulness" utifrån ovan diskussion och upprätta ett slutgiltigt dokument som sammanfattar vad som ska gälla i er organisation framöver. Om företaget redan har en mobilpolicy så kan det vara en god idé att komplettera den med era Workfulness-punkter. Se till att Workfulness-dokumentet är lättillgängligt och väl synligt på arbetsplatsen, till exempel via intranätet, i mötesrummen och/eller i receptionen.

Diskutera i ledningsgruppen:

  • Utvärderingsfrågor
    • Vad fungerade bäst/sämst? Varför?

    • Vilken strategi behöver vi för att lyckas bättre?

    • Vilka av punkterna/reglerna vill vi fortsätta med/inte fortsätta med?

    • Vill vi addera ytterligare en punkt/regel? Vilken? Varför?