5 dilemman med hybridkontoret

Fördelarna är många. Men hybridkontoret är ett nytt arbetssätt för de flesta företag. Här är några dilemman svenska chefer kommer att ställas inför för att det ska fungera.

När distanskontoret blir hybridkontoret är det nog många svenska chefer som lägger pannan i djupa veck. Det är rimligt eftersom det också är svårare att ha en arbetsplats där en del är på plats, och en annan sitter på distans.

1. Svårt att skapa delaktighet i hybridmöten
Högre effektivitet är en av många fördelar när allt fler möten sker digitalt. Men det är också svårare att skapa delaktighet när halva arbetsstyrkan sitter på distans och den andra halvan är samlade framför en liten kamera i ett fysiskt mötesrum.

Därför är det extra viktigt att de som kopplar upp sig på kontoret sitter i ett rum där de hörs och syns ordentligt. Organisationen Svenska möten rekommenderar [1] att man utser en mötesledare som ser till att alla blir sedda och hörda – oavsett var man befinner sig.

Att investera i en teknisk utrustning som är modern och fungerar kan snabbt betala sig om alla i arbetsgruppen känner sig lika delaktiga, vilket i sin tur kan påverka den enskilda medarbetarens motivation. 

2. Risk att det blir ett A- och ett B-lag
När alla sitter på distans sker det mesta på lika villkor. Men i hybridkontoret stöter vissa kollegor på varandra vid kaffemaskinen eller i korridoren och skapar, medvetet eller omedvetet, en informell kommunikation om beslut. Detta är något distansarbetarna går miste om. För att undvika att vissa medarbetare känner sig uteslutna är det viktigare än någonsin att det skapas en rutin där allt beslutsunderlag dokumenteras, menar jobbnätverket Svenska Nomader. [2]

Allt som kan ligga till grund för kommande beslut ska också tillgängliggöras digitalt för att alla anställda på lika villkor ska kunna följa beslutsprocessen och säga sitt innan det klubbas.

3. Chefen tvingas släppa kontrollen
Vill du kontrollera vad dina medarbetare gör hela tiden? Då kan det vara svårt att vara chef på en arbetsplats med hybridkontor. När du inte har alla medarbetare samlade på plats blir det svårare att detaljstyra och du blir mer en moderator med helikopterperspektiv som ser till att arbetsuppgifterna utförs.

En undersökning som Sifo [3] gjort på uppdrag av HR-företaget Talentsoft visar att 55 procent av medarbetarna uppskattar en chef som ger frihet och ansvar. Hälften av de svarande i undersökningen menade också att det är viktigt att chefen anpassar sitt ledarskap till distansarbete, kan motivera sina anställda och är duktig på intern kommunikation.

Att praktisera självledarskap, där medarbetarna får förtroende att själva lägga upp sitt arbete med stöttning av chefen, kan öka motivation och arbetsmoral.

4. Svårt att skapa god arbetskultur
En god arbetskultur är viktig för alla företag. Det kan nog de flesta chefer skriva under på. Men när alla inte är samlade fysiskt på ett kontor försvinner spontana interaktioner i lunchrum och i korridorer som ofta definierar er unika arbetskultur. Detta är en fallgrop – inte minst på lång sikt, menar Leif Denti, organisationsforskare vid Göteborgs Universitet.

”Om du inte har någon person att bolla med eller hälsa på i korridoren finns det en risk att medarbetaren tappar sitt sammanhang och inte känner sig sedd som människa”, säger Leif Denti i ett seminarium arrangerat av AFA försäkring [4].

Han tipsar om att chefer kan strukturera upp den sociala samvaron på jobbet genom att införa schemalagda digitala fikapauser där medarbetarna kan träffas. Det kan skapa fler dynamiska möten med bättre förutsättningar för nya idéer och kreativitet.

5. IT-säkerheten sätts på prov [5]
Med fler som jobbar utanför kontoret ökar också riskerna när det kommer till IT-säkerhet. Av olika skäl kan ett hemnätverk vara osäkert, och företag kan därför behöva använda VPN-tjänster eller tvåfaktors-inloggningar för att skydda information för utomstående. Vissa har också krav på att du utanför kontoret endast ska använda mobilens uppkoppling.

MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) har satt upp en checklista med fyra frågor alla chefer som arbetar med informationssäkerhet bör ställa sig:

Vilka regler har ni för användning av IT-systemet utanför organisationen?
Är reglerna ni har relevanta och aktuella eller behöver de förbättras?

 

[1] https://www.svenskamoten.se/nyheter/utmaningen-med-hybridmoten/
[2] https://www2.prevent.se/arbetsliv/ovrigt/2021/hybridkontoret--det-nya-normala/
[3] https://www.realtid.se/chefsegenskaperna-som-blivit-viktigare-under-pandemin
[4] https://www.afaforsakring.se/nyhetsrum/seminarier/seminarier-2020/fou-dagen-2020--skapa-ett-hallbart-arbetsliv-med-sam/
[5] https://www.informationssakerhet.se/siteassets/nyheter/rad-till-dig-som-samordnar-organisationens-informationssakerhet-nar-flera-arbetar-pa-distans.pdf